# Anforderungsdokument / Pflichtenheft — Vorlage

**Projekt:** _______________________  **Datum:** ____________  **Version:** ____
**Ansprechpartner (fachlich):** _______________________
**Ansprechpartner (technisch/IT):** _______________________

> **So benutzt ihr diese Vorlage:** Füllt aus, was ihr sicher wisst, und markiert offene Punkte mit **[OFFEN]** — offene Fragen sind wertvoller als erfundene Antworten. Ein gutes Anforderungsdokument für ein Erstgespräch hat 2–4 Seiten, kein Kapitel darf Wochen kosten. Die Detailtiefe entsteht später gemeinsam im Scoping. (Klassisch beschreibt das *Lastenheft* das WAS aus Auftraggebersicht und das *Pflichtenheft* das WIE des Auftragnehmers — diese Vorlage ist bewusst die moderne Mischform für den Projektstart.)

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## 1. Projektziel in drei Sätzen

Welches Geschäftsproblem soll die Software lösen? Woran merkt ihr nach 6 Monaten, dass das Projekt erfolgreich war (messbar: Stunden, Fehlerquote, Durchlaufzeit, Umsatz)?

| Frage | Antwort |
|---|---|
| Problem heute | |
| Ziel (messbar) | |
| Was passiert, wenn wir nichts tun? | |

## 2. Ausgangslage & Ist-Prozess

Wie läuft der Prozess heute ab (Werkzeuge, Excel-Dateien, E-Mail-Schleifen, Medienbrüche)? Wer macht was? Wo genau geht Zeit verloren oder entstehen Fehler?

## 3. Ziele & Nicht-Ziele

Die wichtigste Tabelle des Dokuments. Was ausdrücklich NICHT Teil von Version 1 ist, verhindert die teuersten Missverständnisse.

| In Version 1 enthalten | Ausdrücklich NICHT enthalten (später/nie) |
|---|---|
| | |
| | |

## 4. Nutzer & Rollen

| Rolle | Anzahl | Was sie im System tut | Rechte-Besonderheiten |
|---|---|---|---|
| z. B. Sachbearbeitung | 12 | Vorgänge anlegen, prüfen | sieht nur eigene Region |
| z. B. Teamleitung | 2 | Freigaben, Auswertungen | sieht alles |

## 5. Funktionale Anforderungen (priorisiert)

Als Nutzer-Geschichten mit MoSCoW-Priorität: **Muss** (ohne geht Version 1 nicht live), **Soll** (wichtig, aber verschiebbar), **Kann** (nice-to-have).

| # | Als … | möchte ich … | damit … | Priorität |
|---|---|---|---|---|
| F1 | | | | Muss |
| F2 | | | | Soll |
| F3 | | | | Kann |

## 6. Nicht-funktionale Anforderungen

| Thema | Anforderung (nur ausfüllen, was wirklich gilt) |
|---|---|
| Nutzerzahl / Last | z. B. 50 gleichzeitige Nutzer, 10.000 Vorgänge/Monat |
| Verfügbarkeit | z. B. werktags 6–20 Uhr kritisch |
| Datenschutz | personenbezogene Daten? Besondere Kategorien? AVV nötig? |
| Hosting | EU/Deutschland zwingend? Bestehende Cloud-Verträge? |
| Sicherheit | SSO/2FA, Audit-Log, Rollen — was ist Pflicht? |
| Geräte | Desktop, Tablet in der Halle, Smartphone unterwegs? |
| Barrierefreiheit | gesetzliche Anforderungen (z. B. BFSG)? |

## 7. Schnittstellen & Systemlandschaft

Welche Systeme müssen angebunden werden? Ehrliche Angaben zur API-Lage sparen die größten Überraschungen.

| System | Zweck der Anbindung | Hat es eine dokumentierte API? | Testzugang möglich? |
|---|---|---|---|
| z. B. ERP (Name, Version) | Aufträge lesen | [OFFEN] | |

## 8. Daten

Welche Daten verwaltet das System (grob)? Müssen Bestandsdaten migriert werden — aus welchen Quellen, in welcher Qualität? Gibt es Aufbewahrungs- oder Löschfristen?

## 9. Rahmenbedingungen

| Thema | Angabe |
|---|---|
| Budgetrahmen | von–bis (eine ehrliche Spanne beschleunigt jedes Angebot) |
| Wunschtermin / harter Termin | und warum |
| Interne Kapazität | wer beantwortet Fachfragen, wie schnell? |
| Entscheidungsweg | wer gibt frei? |
| Bestehender Code / Vorarbeiten | gibt es etwas, worauf aufgebaut werden soll? |

## 10. Abnahme & Betrieb

Woran wird Version 1 abgenommen (Bezug auf die Muss-Anforderungen aus Kapitel 5)? Wer betreibt und wartet die Software nach dem Launch — Dienstleister, internes Team, Übergang?

## 11. Offene Fragen

| # | Frage | Wer klärt bis wann? |
|---|---|---|
| | | |

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*Vorlage von Olio (olio.solutions) — Software-Agentur für Individualsoftware, KI-Integration und Cloud. Stand Juli 2026, frei verwendbar. Fragen zum Ausfüllen? Erstgespräch ist kostenlos: olio.solutions/services/software-entwickeln-lassen*